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Flex會議管理系統(tǒng)

行業(yè)痛點

01
材料歸檔難&統(tǒng)計不深入:歸檔統(tǒng)計繁瑣耗時,結(jié)果不準確不深入,影響決策支持。
01
02
紙質(zhì)簽到不方便紙質(zhì)簽到不方便:浪費紙張,容易遺漏錯誤混亂,影響效率秩序。
02
03
會議提醒不及時:忘記發(fā)送或時間不合適,導(dǎo)致錯過或遲到,影響質(zhì)量效果。
03
04
會議業(yè)務(wù)不協(xié)同:溝通不暢或信息不同步,導(dǎo)致障礙或延誤,影響進展成果。
04
05
會議排座人工處理:需要人工處理,容易錯誤沖突調(diào)整,增加難度復(fù)雜度。
05
06
會議報名渠道不統(tǒng)一:渠道不統(tǒng)一或不清晰,導(dǎo)致無法或重復(fù)報名,造成數(shù)據(jù)混亂失準。
06
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會議材料浪費嚴重:用完就扔,造成浪費污染,違背節(jié)約環(huán)保。
07
08
議題收集慢:收集方式不便捷或反饋速度不快,導(dǎo)致收集緩慢低效,影響內(nèi)容質(zhì)量。
08
09
會議組織難:工作繁瑣復(fù)雜,花費時間精力,給組織者壓力負擔。
09

產(chǎn)品框架

構(gòu)建貫穿整個會議流程的工作平臺是專為黨政機關(guān)及企事業(yè)單位量身打造的會議管理系統(tǒng),實現(xiàn)會前、會中、會后的一體化管理,確保會議有序安排、資源有序共享、材料有序管理、決議有序落實。

產(chǎn)品功能

會場互動

會議決議督辦

會議紀要

音視頻會議

豐富會控

會議材料

會議室預(yù)定

智能排座

會議報名

會議通知

會議議題

會議日歷

會場互動

針對年會、會議現(xiàn)場互動場景,支持包含抽獎、發(fā)彈幕的大型互動會議;
可自行添加系統(tǒng)內(nèi)和導(dǎo)入系統(tǒng)外人員參加會議;
支持酷炫模式簽到和投屏,會場互動美觀個性;
提供獎項設(shè)置和抽獎功能;
提供趣味彈幕功能,加深互動效果。

會議決議督辦

會議結(jié)束后,形成的會議決議事項可一鍵轉(zhuǎn)督辦,與Flex督查督辦系統(tǒng)互通

會議任務(wù)精準安排,重要決議督辦跟進,保障會議決策可以有效落地執(zhí)行

會議紀要

會后決議快速成文,記錄人可上傳會議紀要并指定查閱范圍,保證參會人員快速獲取會議重要信息,可下載和轉(zhuǎn)閱

音視頻會議

提供語音會議和視頻會議,實現(xiàn)無紙化互聯(lián)網(wǎng)會議體驗

線上+線下的會議形式,顯著提高會議效率

豐富會控

支持議題切換、議題材料更新、屏幕共享、智能會議看板、會議投票表決等

會中參會人員可與主講人員同屏閱文,實時查看主講人的圈閱

會議信息和議題狀態(tài),可通過大屏實時更新公告

會議材料

通過手機、平板、電腦多終端進行材料分屏查閱以及手寫簽批

會議材料統(tǒng)一歸檔,解決傳統(tǒng)歸檔問題,便捷的歷史資料查詢

敏感材料會中定時共享、會后定點回收,保證文件不泄露

會議室預(yù)定

預(yù)定會議室,可視化顯示會議室資源利用情況

可按時間、會議室名稱查詢會議室預(yù)定詳情

智能排座

一鍵排座、靈活調(diào)整

歷史排座方案可重復(fù)調(diào)用

支持座次圖、簽到索引表等證表卡的導(dǎo)出和打印

可視化座位編排,完美解決了大型會議的座位編排難題,保證會場秩序。

會議報名

發(fā)布會議通知選擇參會單位,由參會單位對應(yīng)的會議聯(lián)絡(luò)員查看會議通知,并上報本單位參會人員名單和請假人員名單

打造符合政務(wù)會議報名及請假管理一體化系統(tǒng)

會議通知

支持會議通知資源提醒,自動生成日程,確保通知到位

參會人員可以確認回執(zhí),包括參會、請假和代參會,支持回執(zhí)情況統(tǒng)計

可選擇多種簽到方式,通過邀約二維碼邀請外部人員參會

會議議題

提供議題征集、議題上報、議題報批、一鍵上會、重大事項決策的全生命周期功能

支持議題統(tǒng)一管理、自動歸類,可靈活導(dǎo)入導(dǎo)出議題

會議日歷

會議通知信息、會議報名數(shù)據(jù)可視化展現(xiàn),通過不同的顏色可以查看會議狀態(tài)以及會議詳情,便于查閱

四大價值

過程可溯、安全可靠

會議的多維度統(tǒng)計與節(jié)點化管理應(yīng)用,讓會議全過程有記錄可溯;同時會議資料的發(fā)放與議題材料的共享,可精確到人;會后可對敏感材料進行定點回收,真正做到會議全過程管理可溯、信息安全可靠。

數(shù)字會議、協(xié)同高效

 利用AI與大數(shù)據(jù)技術(shù),如語音識別、文字識別、材料識別、文件智能轉(zhuǎn)版等應(yīng)用服務(wù),讓會議更加數(shù)字化、智能化;通過與督辦、公文、重點工作任務(wù)、檔案等系統(tǒng)協(xié)同對接,讓會議決議落地更高效。

管理規(guī)范、組織有序

 會前、會中、會后全業(yè)務(wù)管控,能夠動態(tài)提醒,讓會議的組織與管理更加方便、更加有序、更加規(guī)范。

綠色環(huán)保、節(jié)約資源

使用會議管理系統(tǒng),完全符合國家的可持續(xù)發(fā)展的大戰(zhàn)略,有效規(guī)避或緩解大量的紙張浪費。

產(chǎn)品亮點

01

平臺化

 系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如組織、用戶、消息及移動H5應(yīng)用均可與單位的統(tǒng)一認證和門戶系統(tǒng)深度集成,實現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一入口、運維的便捷化與數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

02

共享共用化

 單位的部門分級建設(shè)會議,支持大集中、分布式部署,可實現(xiàn)大三員與小三員的運維管理模式,統(tǒng)籌管理、分級授權(quán),共享公用和多級并用。

03

協(xié)同化

 有效與辦公系統(tǒng)對接,可將公文的收文或發(fā)文一鍵轉(zhuǎn)入會議的相關(guān)議題;會議紀要可與督辦系統(tǒng)無縫對接;會議通知可與日程實時共享;會議材料可快速推送到檔案系統(tǒng)完成歸檔。

04

安全化

符合在電子政務(wù)外網(wǎng)及政務(wù)內(nèi)網(wǎng)運行的要求與安全建設(shè)標準,會議材料按標準安全傳輸與規(guī)范應(yīng)用,保證文件不落地,敏感材料定時共享與定點回收,會議全過程可追溯。

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